Tietosuojakäytäntö

1. Yleiset määräykset

Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan, miten GeoField GIS -verkkosivuston kävijöiden ja maaomaisuuden hallintaan tarkoitetun verkkopalvelun käyttäjien henkilötietoja käsitellään. Se kattaa rekisteröitymisen, palvelun käytön, tukipyynnöt, tilausten tekemisen ja verkkosivuston toiminnan.

Palvelussa voidaan käsitellä tietoja maa-alueista, vuokrasopimuksista, yksityishenkilöistä eli vuokranantajista, sopimuskumppaneiden edustajista ja työntekijöistä. Nämä tiedot voivat olla henkilötietoja riippumatta siitä, kuka on ladannut ne järjestelmään.

2. Kuka vastaa tietojen käsittelystä

Palveluntarjoaja ja verkkosivuston ylläpitäjä: ТОВ «Геометр Інтернешнл» (Geometer International LLC) Ukrainan yritysrekisteritunnus (ЄДРПОУ): 43223852 Rekisteröity osoite: 49000, Дніпропетровська область, м. Дніпро, пр. Слобожанський, буд. 20. Yhteydenotto-osoite: [email protected].

Tärkeä roolien erottelu: rekisteröitymisen, maksujen, asiakastuen ja teknisten lokien osalta palveluntarjoaja määrittää käsittelyn tarkoitukset itsenäisesti. Asiakkaan omaan työtilaansa tallentamien henkilötietojen (esimerkiksi vuokranantajien ja sopimusten tietojen) osalta asiakas määrittää yleensä käsittelyn tarkoitukset ja lainmukaiset perusteet, ja palveluntarjoaja käsittelee tietoja asiakkaan lukuun palvelun tarjoamiseksi. Osapuolten tarkat roolit ja velvollisuudet määräytyvät sovellettavan lainsäädännön ja osapuolten välisen sopimuksen perusteella.

3. Mitä tietoja käsittelemme

• Rekisteröinti- ja profiilitiedot: nimi, sähköpostiosoite, organisaation nimi, rooli, tilin asetukset ja tunnistautumistiedot.
• Työtilan tiedot: asiakkaan lisäämät maa-alueet, geometriat, kiinteistötunnukset, sopimukset, sopimuskumppanien tiedot, tiedostot, asiakirjat, taloudelliset ehdot ja tapahtumalokin merkinnät.
• Maksu- ja kirjanpitotiedot: tilauksia, tilausjaksoja, laskuja, maksutilannetta ja tarvittavia kirjanpitotietoja koskevat tiedot. Maksukortin täydellisiä tietoja voi käsitellä erillinen maksupalveluntarjoaja, jos sellaista käytetään.
• Viestintätiedot: lomakkeilla ja sähköpostitse lähetetyt yhteydenotot sekä tukiviestit.
• Tekniset tiedot: IP-osoite, käyttöaika, selaintyyppi, tekniset lokit, evästeet ja muut palvelun toiminnan ja suojaamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme tietoja käyttäjätilien luomiseen ja ylläpitoon, GeoField GIS:n toimintojen tarjoamiseen, käyttöoikeuksien hallintaan, tilausten ja maksujen käsittelyyn, käyttäjätukeen, väärinkäytösten estämiseen, varmuuskopiointiin, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen ja palvelun kehittämiseen.

Tilanteesta riippuen käsittelyn oikeusperuste voi olla sopimuksen täytäntöönpano tai sopimusta edeltävät toimenpiteet, lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, oikeutettu etu (erityisesti turvallisuus ja väärinkäytösten ehkäisy) tai tarvittaessa suostumus. Jos GDPR:ää sovelletaan, perusteena ovat muun muassa GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan asiaankuuluvat säännökset. Asiakas vastaa siitä, että kolmansien osapuolten henkilötietojen lisäämiselle palveluun on asianmukainen oikeusperuste.

5. Tietojen käyttöoikeudet ja luottamuksellisuus

Organisaation tiedot ovat sen valtuutettujen käyttäjien saatavilla määritettyjen roolien ja oikeuksien mukaisesti. Käytämme organisatorisia ja teknisiä toimenpiteitä luvattoman pääsyn rajoittamiseen, tiedonsiirron suojaamiseen ja palvelun toimivuuden ylläpitämiseen. Varmuuskopioinnilla pienennetään tietojen menettämisen riskiä.

Emme myy asiakkaan maaomaisuutta koskevia tietoja, sopimuksia tai asiakirjoja emmekä käytä niitä omien kaupallisten tietokantojemme rakentamiseen. Palveluntarjoajan henkilöstö saa käyttää asiakkaan sisältöä vain perustellusta syystä, esimerkiksi tuen, turvallisuuden tai lakisääteisten vaatimusten vuoksi, asianmukaisin käyttörajoituksin.

6. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Palvelun toiminnassa voidaan käyttää hosting-, varmuuskopiointi-, sähköposti-, tunnistautumis- ja maksupalveluntarjoajia. Ne saavat vain kyseisen palvelun kannalta tarpeelliset tiedot ja toimivat asianmukaisten sopimusten ja tietosuojavelvoitteiden mukaisesti silloin, kun laki sitä edellyttää.

Pääpalvelin ja salatut varmuuskopiot sijaitsevat Ukrainassa. Täydelliset palautusvarmuuskopiot poistetaan automaattisesti viimeistään 14 päivän kuluttua niiden luomisesta. Cloudflarea käytetään sivuston suojaamiseen, sisällön toimittamiseen ja verkkoinfrastruktuuriin; siksi teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteita ja pyyntölokeja, voidaan käsitellä Cloudflaren maailmanlaajuisessa verkossa.

Sähköpostien lähettämiseen, tunnistautumiseen ja maksujen käsittelyyn voidaan käyttää asianomaisia teknisiä palveluntarjoajia. Niille siirretään vain tietyn palvelun tarjoamiseen tarvittavat tiedot.

Emme julkaise hosting-palveluntarjoajan nimeä, datakeskusten osoitteita tai infrastruktuurin kokoonpanotietoja turvallisuussyistä. Sovellettavien vaatimusten mukaisesti ilmoitamme käsittelymaat, vastaanottajaryhmät ja kansainvälisten henkilötietosiirtojen suojatoimet.

7. Kansainväliset tiedonsiirrot

Jos henkilötietoja siirretään niiden alkuperäisen käsittelymaan ulkopuolelle, käytämme lain edellyttämiä suojatoimia. GDPR:n soveltamisalaan kuuluvien tietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuu asianmukaisen oikeusperusteen ja tarvittaessa suojamekanismin nojalla.

8. Säilytysajat ja tietojen poistaminen

Työtilan tietoja säilytetään aktiivisen tilauksen ajan. Jos tilausta ei uusita, käyttäjätilit ja työtila jäädytetään ja tietoja säilytetään vielä 180 kalenteripäivää. Tilauksen päättymistä seuraavana 181. kalenteripäivänä työtilan tiedot poistetaan pysyvästi, mukaan lukien kopiot käytössä olevan poistomenettelyn mukaisesti.

Ennen 180 päivän määräajan päättymistä asiakkaan valtuutettu edustaja voi pyytää tietojen vientiä asiakastuen kautta. Joitakin tietoja, kuten kirjanpito- ja maksutietoja sekä lain mukaan säilytettäviä asiakirjoja, voidaan säilyttää pidempään erillisen oikeusperusteen nojalla.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Sovellettavasta lainsäädännöstä riippuen sinulla voi olla oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista tai poistaa ne, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, peruuttaa suostumus ja tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Jos pyyntö koskee vuokranantajan tai muun henkilön tietoja, jotka asiakas on lisännyt työtilaansa, voimme ohjata pyynnön esittäjän kyseisen asiakkaan puoleen käsittelyn tarkoitukset määrittävänä tahona tai auttaa asiakasta täyttämään lainmukaisen pyynnön.

10. Evästeet ja analytiikka

Sivusto ja palvelu voivat käyttää teknisesti välttämättömiä evästeitä kirjautumiseen, istuntoihin, turvallisuuteen ja asetusten tallentamiseen. Valinnaisia analytiikka- tai markkinointiteknologioita käytetään vain asianmukaisen oikeusperusteen nojalla ja tarvittaessa etukäteen saadulla suostumuksella. Lisätietoja on evästekäytännössä.

11. Muutokset ja yhteystiedot

Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä toimintojen, infrastruktuurin tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio ja päivityspäivä julkaistaan tällä sivulla. Henkilötietoja koskevat yhteydenotot voi lähettää osoitteeseen [email protected].