Privacybeleid

1. Algemene bepalingen

Dit beleid beschrijft hoe persoonsgegevens van bezoekers van de GeoField GIS-website en gebruikers van de online dienst voor grondbeheer worden verwerkt. Het omvat registratie, gebruik van de dienst, contact met de ondersteuning, het afsluiten van een abonnement en de werking van de website.

De dienst kan informatie bevatten over percelen, pachtovereenkomsten, natuurlijke personen die grond verpachten, vertegenwoordigers van contractpartijen en werknemers. Deze informatie kan persoonsgegevens omvatten, ongeacht wie ze in het systeem heeft ingevoerd.

2. Wie verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking

Aanbieder van de dienst en beheerder van de website: ТОВ «Геометр Інтернешнл» (Geometer International LLC) ЄДРПОУ-code: 43223852 Statutair adres: 49000, Дніпропетровська область, м. Дніпро, пр. Слобожанський, буд. 20. Contactadres voor vragen: [email protected].

Belangrijk onderscheid tussen de rollen: voor registratie, betalingen, ondersteuning en technische logbestanden bepaalt de aanbieder zelfstandig de doeleinden van de verwerking. Voor persoonsgegevens die de klant in zijn eigen werkomgeving invoert (bijvoorbeeld gegevens van verpachters en overeenkomsten) bepaalt de klant doorgaans de doeleinden en rechtsgrondslagen van de verwerking; de aanbieder verwerkt deze gegevens in opdracht van de klant om de dienst te leveren. De specifieke rollen en verplichtingen worden bepaald door het toepasselijke recht en de overeenkomst tussen de partijen.

3. Welke gegevens wij verwerken

• Registratie- en profielgegevens: naam, e-mailadres, naam van de organisatie, rol, accountinstellingen en authenticatiegegevens.
• Gegevens in de werkomgeving: percelen, geometrieën, kadastrale identificaties, overeenkomsten, gegevens van contractpartijen, bestanden, documenten, financiële voorwaarden en activiteitenlogboeken die de klant invoert.
• Betalings- en administratieve gegevens: informatie over bestellingen, abonnementen, facturen, betaalstatus en noodzakelijke boekhoudgegevens. Volledige betaalkaartgegevens kunnen, indien van toepassing, afzonderlijk door een betalingsdienstaanbieder worden verwerkt.
• Communicatiegegevens: berichten via formulieren, e-mail en ondersteuningsverzoeken.
• Technische gegevens: IP-adres, toegangstijdstip, browsertype, technische logbestanden, cookies en andere gegevens die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de dienst.

4. Doeleinden en rechtsgrondslagen

Wij verwerken gegevens om accounts aan te maken en te beheren, functies van GeoField GIS aan te bieden, toegang te beheren, abonnementen en betalingen af te handelen, gebruikers te ondersteunen, misbruik te voorkomen, back-ups te maken, wettelijke verplichtingen na te komen en de dienst te verbeteren.

Afhankelijk van de omstandigheden kan de rechtsgrond bestaan uit de uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen, naleving van een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang (waaronder beveiliging en het voorkomen van misbruik) of toestemming wanneer die vereist is. Indien de AVG van toepassing is, betreft dit onder meer de relevante bepalingen van artikel 6, lid 1, AVG. De klant is verantwoordelijk voor een passende rechtsgrond voor het invoeren van persoonsgegevens van derden in de dienst.

5. Gegevenstoegang en vertrouwelijkheid

Organisatiegegevens zijn toegankelijk voor de daartoe bevoegde gebruikers overeenkomstig de ingestelde rollen en rechten. Wij nemen organisatorische en technische maatregelen om ongeoorloofde toegang te beperken, gegevensoverdracht te beveiligen en de dienst operationeel te houden. Back-ups worden gebruikt om het risico op gegevensverlies te verminderen.

Wij verkopen de grondportefeuille, overeenkomsten of documenten van klanten niet en gebruiken deze niet voor onze eigen commerciële databanken. Medewerkers van de aanbieder krijgen uitsluitend toegang tot klantgegevens wanneer daar een gerechtvaardigde noodzaak voor bestaat, bijvoorbeeld voor ondersteuning, beveiliging of naleving van wettelijke verplichtingen, met passende toegangsbeperkingen.

6. Ontvangers en dienstverleners

Voor de werking van de dienst kunnen aanbieders van hosting, back-upopslag, e-mailverzending, authenticatie en betalingsverwerking worden ingeschakeld. Zij ontvangen uitsluitend de gegevens die voor hun specifieke dienstverlening nodig zijn en handelen op basis van passende overeenkomsten en gegevensbeschermingsvoorwaarden wanneer de wet dat vereist.

De hoofdserver en versleutelde back-ups worden in Oekraïne gehost. Volledige noodherstelback-ups worden uiterlijk 14 dagen na aanmaak automatisch verwijderd. Cloudflare wordt gebruikt voor de beveiliging, inhoudslevering en netwerkinfrastructuur van de website. Daarom kunnen technische gegevens, waaronder IP-adressen en verzoeklogboeken, via het wereldwijde netwerk van Cloudflare worden verwerkt.

Voor het verzenden van e-mails, authenticatie en betalingsverwerking kunnen relevante technische dienstverleners worden ingeschakeld. Zij ontvangen alleen de gegevens die nodig zijn om de betreffende dienst te leveren.

Om veiligheidsredenen maken wij de naam van de hostingprovider, adressen van datacenters en details van de infrastructuurconfiguratie niet openbaar. Wanneer toepasselijke regels dat vereisen, verstrekken wij informatie over verwerkingslanden, categorieën ontvangers en waarborgen voor internationale doorgifte van persoonsgegevens.

7. Internationale gegevensoverdracht

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven buiten het land waar zij oorspronkelijk zijn verwerkt, passen wij de wettelijk vereiste waarborgen toe. Voor gegevens waarop de AVG van toepassing is, vindt doorgifte buiten de EER uitsluitend plaats op basis van een passende rechtsgrond en, indien vereist, een geschikt beschermingsmechanisme.

8. Bewaartermijnen en verwijdering

Gegevens in de werkomgeving worden bewaard zolang het abonnement actief is. Als het abonnement niet wordt verlengd, worden accounts en de werkomgeving geblokkeerd en blijven de gegevens nog 180 kalenderdagen bewaard. Op de 181e kalenderdag na afloop van het abonnement worden de gegevens in de werkomgeving onherroepelijk verwijderd, inclusief kopieën overeenkomstig de ingevoerde verwijderingsprocedure.

Tot het einde van de periode van 180 dagen kan een bevoegde vertegenwoordiger van de klant via de ondersteuning om gegevensexport verzoeken. Bepaalde gegevens, waaronder boekhoudkundige en betalingsgegevens en documenten die wettelijk bewaard moeten worden, kunnen op afzonderlijke rechtsgrondslagen langer worden bewaard.

9. Rechten van betrokkenen

Afhankelijk van het toepasselijke recht kunt u recht hebben op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar, gegevensoverdraagbaarheid, intrekking van toestemming en het indienen van een klacht bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Intrekking van toestemming tast de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking niet aan.

Wanneer een verzoek betrekking heeft op gegevens van een verpachter of een andere persoon die door een klant in diens werkomgeving zijn ingevoerd, kunnen wij de verzoeker doorverwijzen naar die klant als verantwoordelijke voor het bepalen van de verwerkingsdoeleinden, of de klant helpen bij het afhandelen van een rechtmatig verzoek.

10. Cookies en analyse

De website en de dienst kunnen technisch noodzakelijke cookies gebruiken voor inloggen, sessies, beveiliging en het opslaan van instellingen. Niet-noodzakelijke analytische of marketingtechnologieën worden alleen gebruikt wanneer daarvoor een passende rechtsgrond bestaat en, waar vereist, voorafgaande toestemming is verkregen. Meer informatie vindt u in het Cookiebeleid.

11. Wijzigingen en contact

Wij kunnen dit beleid bijwerken naar aanleiding van wijzigingen in functies, infrastructuur of wetgeving. De actuele versie wordt op deze pagina gepubliceerd met de datum van de wijziging. Vragen over persoonsgegevens kunt u sturen naar [email protected].